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Non esiste un unico modo né un modello standard per fare le carte di lavoro: ogni revisore ha i suoi metodi e segue un proprio manuale che tiene conto che la revisione deve essere svolta secondo gli ISA. Quindi, esiste la massima libertà di personalizzazione, purché siano rispettati dei requisiti minimi, fra i quali:

• Devono essere facilmente comprensibili anche da un altro revisore, che non sappia nulla dell’incarico (e senza l’aiuto del revisore che le ha redatte). Si dice che le carte devono essere: 
  • ROC Rivelatrici, Opinabili e chiare, oppure Self explaining, devono essere chiare al punto da spiegarsi da sole
  • Devono contenere la chiara indicazione del lavoro svolto, delle problematiche di audit e delle conclusioni raggiunte tramite 
    • tickmarks che sono spunte che indicano il lavoro svolto sulle informazioni presenti nella carta di lavoro
  • Deve risultare chiaramente come è stata verificata una determinata posta di bilancio tramite 
    • L’Audit Trail, ovvero una sequenza logica di passaggi che va dalla sintesi all’analisi (e viceversa)
  • Devono essere collegate reciprocamente e sistematicamente tramite 
    • cross references che sono riferimenti incrociati fra le varie carte, ossia dei rimandi alla fonte del dato
• Devono essere numerate secondo una precisa logica che rispetta il manuale del revisore
• Devono essere firmate e datate, sia da chi le redige sia eventualmente da chi le rivede
• Devono essere previste rigorose misure per la loro integrità originaria (NB: ad eccezione delle operazioni di formalizzazione, non possono essere modificate dopo la firma della relazione)

Da notare che lo stesso metodo di lavoro (ossia utilizzare la tecnica dei cross references per collegare i numeri) si trova anche negli IAS/IFRS dove, ad esempio, le note al bilancio devono avere una numerazione corrispondente ai riferimenti riportati negli schemi di SP, CE, RF, e movimenti di PN.

Audit Trail

L’Audit Trail è un concetto fondamentale della revisione: è il legame fra le varie verifiche di revisione, che devono essere senza vuoti nei collegamenti o nelle spiegazioni.

Per qualunque voce di bilancio occorre il dettaglio che la compone e, da lì, ancora sotto dettagli (e così via), fino all’importo sul quale si effettua la verifica. Questa sequenza logica, che è l’Audit Trail, deve risultare chiaramente dalle WPS. Se non risulta, non è evidente che il lavoro sia stato svolto.

ES. Dopo aver verificato le quantità di magazzino (tramite inventario), si deve tracciare un riscontro tra le quantità contate e quelle incluse dalla società nel tabulato del magazzino valorizzato, tramite la procedura di tracing. Se manca tale verifica, non c’è evidenza che le quantità contate siano effettivamente quelle che determinano la valorizzazione di magazzino.

Cross References

Si tratta di strumenti indispensabili per la chiarezza e l’utilità delle WPS. Ci devono essere, a prescindere dalle modalità di redazione delle WPS (cartacee o elettroniche).

Ogni foglio che sarà inserito nei file di lavoro dovrà avere una reference nell’angolo superiore destro. Tutti le reference utilizzate dovranno essere tracciate in rosso.

Le carte di lavoro in cui sono contenuti dati o informazioni che lo sono anche in altre carte di lavoro dovranno sempre essere collegate a queste con un sistema di cross reference. Quindi, per ogni reference ci dovrà essere un’altra reference “uguale ed opposta”. 

I riferimenti incrociati (cross references) servono per collegare le WPS. Indicano il numero della WPS dove è riscontrabile la cifra presente nella carta su cui stiamo lavorando e devono essere univoche.

Tickmarks

Le spunte (ticks) servono per segnalare il lavoro svolto. Presuppongo una legenda (Ticks’ meaning), in cui il revisore spiega il significato di ciascuna spunta.

Chi legge le carte di lavoro dovrà sempre essere in grado di ottenere le seguenti informazioni:

• la fonte dei dati;
• la natura della documentazione esistente a supporto dei dati;
• gli strumenti utilizzati al fine di verificare la esattezza del dato analizzato.

In sostanza i tick servono per sintetizzare da dove è stato preso un dato o quale verifica è stata svolta su di esso. È fondamentale che ogni numero sia “ticcato” e che la spiegazione del simbolo utilizzato venga fatta in calce alla pagina o che comunque venga indicato in quale carta di lavoro si trova la legenda.

Possono esserci più riferimenti ad una stessa WPS: se sono molti, l’univocità si ottiene personalizzando ciascun riferimento, assegnando a ciascun cross reference un segno/simbolo/colore diverso.

Infine, nelle WPS non prodotte dal revisore ma fornite dalla Società o provenienti da altre fonti per le quali non è immediata la comprensione della provenienza (es. fogli di calcolo Excel o documenti non su carta intestata) devono riportare in basso a sinistra la provenienza della fonte (es. la dicitura FONTE: SOCIETA’) per far comprendere che quella non è una carta prodotta dal revisore. 

La formalizzazione delle carte di lavoro è fondamentale per dare evidenza del lavoro svolto e delle conclusioni raggiunte al fine di un adeguato controllo qualità.